Konferencia előadó: Előadás-varázs

Ki vagyunk éhezve a találkozásokra, az élő szóra, az erős kézfogás örömére. Persze, a virtuális konferenciák, online workshopok, interaktív szemináriumok is hasznosak. Mondjuk, megtanultuk kedvelni őket, ha nincs ló, jó a szamár is. De azért tudjuk, a Zoom-on, Teams-en, vagy akár Hopin-on megtartott rendezvény nem táltos paripa, csak pótlék. Egy jó rendezvény és azon egy-egy elhangzó inspiráló előadás sokszor napokra energiával tölti meg az embert. Egy jó konferencia előadó motivációs szavai képesek új felismerések villanykörtéjét felkapcsolni a hallgatóság fejében. Megihletni és továbbgondolásra késztetni – a kávészünetben aztán megvitatni, új üzleti együttműködések alapját elhinteni. Mint gyakori rendezvény előadó, törekszem arra, hogy az élményt adó konferencia-előadás mindig a legfrissebb szaktudásra épüljön – és szórakoztató legyen!

Mikor jó egy rendezvény?

Legyen szó szakmai konferenciáról, valamilyen fontos téma köré szerveződő meetupról, sales célú üzleti reggeliről, szakkiállításon történő panelbeszélgetésről, a konferencia előadók kiválasztása kulcskérdés a sikeres rendezvény szempontjából. Ha sikerül időpontot egyeztetni és megállapodni a megfelelő előadóval, akkor a végleges program szempontjából már nagy lépést tett előre az esemény szervezője.

Természetesen sokféle buktatója lehet még a sikeres lebonyolításnak. Nem vitatnám el semmiképpen sem a kulturált, jól szervezett catering, sem pedig a technikai felszereltség szerepét. Ahogyan a színvonalat képes növelni a megfelelő színpadkép, a gördülékenyen működő regisztráció, esetleg egy átgondolt konferencia app, programfüzet felkínálása.

De ha a színpadi program, a keynote speaker megfelelően viszi a hátán a szakmai részt, a hallgatóság, a rendezvény résztvevői garantáltan elégedettek lesznek. És lesz miről beszélgetniük egymással a networkös részben, kapcsolatépítős szünetekben is!

A jól sikerült rendezvény egyik alkotóelemeként érdemes gondolni a felkért előadóra is. Egy ismert és megbízható előadónak ugyanis számos járulékos előnye lehet a rendezvényszervező számára is. Nézzünk párat ezek közül!

A jó konferencia előadó előnyei

Megbízható előadó

A rendezvényszervezőnek, programszervezőnek az egyik legfontosabb támasza, ha megbízható partnerekkel dolgozhat együtt. A rendezvény megszervezése amúgy is a váratlanságok dzsungele, minél kevesebb összetevő miatt kell aggódni, annál könnyebb a kritikus dolgokra fókuszálni. Ha megbízóható előadóval sikerül megállapodni, akkor a szervező biztos lehet benne, hogy az előadó olyan apróságokra is figyel, mint hogy:

• időben elküldi az előzetesen bekért anyagokat (bio, fénykép, összefoglaló, előadás ppt, stb)
• időben fog megérkezni a helyszínre
• tartani fogja a rendelkezésre álló, megbeszélt időkeretet
• ott marad az előadása előtt / után a megbeszélt időtartamban, hogy legalább egy kávészünetben elérhető legyen a hallgatóság számára

Ismert előadó

Egy népszerű előadó megnyerése már fél siker. Ha az előadónak saját törzsközönsége, rajongótábora van, már a nevét olvasva is sokan elszánják magukat, hogy a rendezvényre például jegyet vásároljanak. Vagy könnyebben veszik rá magukat, hogy csábítóbb privát programok ellenére részt vegyenek a céges alkalmon.

Reklámértékkel bíró előadó

Az előadó és a rendezvényszervező kölcsönösen érdekelt abban, hogy az event jól sikerüljön, sokan jöjjenek el, élményben részesüljenek, és aztán vigyék hírét a rendezvénynek. Emiatt az event organiser, event planner bizton számíthat az előadó közreműködésére az esemény beharangozásában. Különösen, ha meg is állapodnak erről, akkor a konferencia előadó boldogan fog megosztani rendezvény-behangozót saját közösségi médiafelületein, honlapján. Mód van arra is, hogy például rövid videós bejelentkezést küldjön a rendezvény promóciós tevékenysége számára.

Rutinos konferencia előadó

A gyakorlott előadó képes rögtönözni, ha a helyzet úgy kívánja. Nem jön zavarba a színpad környékén ügyködő fotóstól, magabiztosan viselkedik akkor is, ha kamerákkal rögzítik az eseményt. Vagy ha hirtelen nyilatkoznia kell, esetleg valamelyest módosul a program, vagy nem úgy indul el a ppt, vagy a bekészített videó, ahogy eltervezték. Hibák mindig történhetnek, de a rutin segíti az előadót, és ezáltal a rendezvény szervezőjét is.

Színvonalas előadás

Végére hagytam, de persze nem az utolsó sorra tartozik, hogy a felkért konferencia előadó minden körülmények között hozni tudja az elvárt, magas színvonalat. A megbízható és rutinos előadó nem foghat ki rossz napot, pontosabban, nem veheti észre a közönség, hogy nem a csúcsformáját hozza. A rendezvény sikere az előadók szereplésén múlik, az előadó a legjobb szakmai tudása szerint viseli a felelősséget, hogy a saját részét maximális színvonalon hozza.       

És hogy honnan tudhatja a rendezvényszervező, hogy jó előadót kér fel? Referenciákból, ajánlásokból, akár a neten fent lévő videókból, korábbi konferenciákról, előadás-historyból. Segítenek eligazodni a publikációk, újságcikkek, interjúk is aziránt, hogy ki lehet a megfelelő előadó a tervezett rendezvényre.

Mikor szerepel jól a felkért előadó? A brief szerepe

Egy tapasztalt, rutinos konferencia előadó önállóan is jól fel tud készülni a rendezvényre, amelyre felkérést kapott – de a felkészülést a rendezvény szervezője számos módon tudja segíteni.

1. Legyen alapos brief, legyen körültekintően, minden részletre kiterjedően leírva, mi az esemény apropója, mi az az aktualitás, ami köré a rendezvény szerveződik.
2. Beszéljék át, az érintett iparágnak, vagy a hallgatóság számára mi most a legizgalmasabb kihívás, a legaktuálisabb témakör. Így tud az előadás, vagy akár interaktív workshop ténylegesen releváns lenni.
3. A technikai részletek rendkívül fontosak! Kik a résztvevők, hányan vannak, hány perc az előadás, lesz-e, legyen-e kérdésblokk, lesz-e videó / hang lejátszásra lehetőség. Milyen a színpadkép, milyen mikrofont lehet használni, lesz-e slide-show, hogyan lehet léptetni…
4. Természetes, hogy a szervezőnek van valamiféle célja, elvárása az előadó felkérésével. Érdemes megbeszélni, milyen üzeneteket emeljen fókuszba az előadás, mi legyen a végkicsengés, záró üzenet, amit a hallgatóság elvihet magával. Ne legyen félreértés: az előadó természetesen önálló entitás, aki saját gondolatait, saját üzeneteit viszi ki a színpadra, de ezen belül elég nagy a mozgástér, hogy merre alakítsa az előadás ívét. Különösen napindító, keynote speech esetében fontos, hogy milyen hangot üt meg, milyen lezárással adja át a stafétát a nap további szereplőinek.

Mikor jó az előadás?

Releváns előadás

Ha nagyon lecsupaszítjuk a dolgot, az előadás, vagy akár színpadi panelbeszélgetésen megfogalmazott gondolat akkor jó, ha releváns. Tulajdonképpen minden más csak ezután következik, ha nem is nagyon leszakadva tőle. A mondanivalónak érvényesnek, fontosnak, hasznosnak kell lennie. A hallgatók azért tisztelik meg figyelmükkel az előadót, áldozzák rá idejüket, a részvételi díjat, mert kapni szeretnének valamit. Gondolatot, tanácsot, inspirációt. A jól megválasztott konferencia előadó képes arra, hogy az aktualitásokat és a saját szakterülete közti párhuzamokat érvényesen megmutassa, felvázolja, így semmiképp sem távozik üres kézzel a hallgatóság.

Aktuális előadás

Az érvényesség talán a legfontosabb, de önmagában ez nem viszi sikerre az előadást. Lehet igaz és fontos a tartalom, ha nem elég friss, nem elég aktuális, akkor csak az örökzöld igazságokat fogja hallani a közönség. Ez nem teremti meg az itt és most élményét. A jó előadás friss, felkészült a legújabb fejleményekből, a legaktuálisabb trendekből, és veszi a fáradságot, hogy az újdonságok köré rendezze az állandóbb tanulságokat is. Amikor például kríziskommunikációról tartok előadást, nem egyszer az előadás reggelének hírkínálatából választom ki a témát, de legalábbis az aktuális példát. Ez megteremti a kötődést a közönséggel, szinte automatikusan figyelmet követel magának és kézenfekvő módon mutatja, hogy az előadás személyre szabott. A jelenben születik meg, nem pedig konzerv, one size fits all módon kerül eléjük.

Szórakoztató előadó

Ahogy írtam, az érvényesség az első, de akad még számos tényező, amitől kiválóvá válik egy előadás. Talán nem szentségtörés, ha azt mondom, a szórakoztatás is fontos jellemzője egy emlékezetes konferencia-előadásnak, workshopnak, panelbeszélgetésnek. A határokra érdemes figyelni, ne menjen el egy öncélú stand up szereplés irányába a produkció, de önmagában egy nagyon releváns előadás is lehet sajnos unalmas. És az unalom megöli az érvényes mondanivalót is, nem lehet odafigyelni, előkerülnek a mobilok, laptopok, kezdődik a pötyögés, nyomogatás. Ez még a jobbik változat, rosszabb esetben a beszélgetés, pusmogás, röhigcsélésés. És ami a rendezvényszervező rémálma is a gyenge előadó mellett: a dezertálás, a terem tömeges elhagyása. Amikor az előadás szórakoztat, akár humorral vegyített, a hallgatóság éberen figyel, nem akar lemaradni egy esetleges jó poénról, vagy kulcsgondolatról.

Érthető előadás

Talán magától értetődik, talán nem, de fontos leszögezni: a jó előadó érthetően fogalmaz, nem csak retorikai értelemben, nem csak a jó artikulációról van szó. Sokkal inkább a képszerű, nem túlbonyolított, de nem is túlságosan lebutított üzenetátadásról. A váratlan párhuzamok, elgondolkoztató történetek, storytellingbe ágyazott AHA élmények egyaránt emlékezetessé teszik az előadást. Segítik a kulcsüzenetek hosszú távú bevésődését.

Bevonó rendezvény előadás

A magabiztos előadó képes bevonni a hallgatóságot, nem tart attól, hogy olyan váratlan dolog történik, amit ne tudna kezelni a színpadról. Sőt, sokszor ez a meglepetésfaktor jót is tesz a hangulatnak, megteremtheti azt a varázst, amitől egyedülálló és megismételhetetlen lesz a produkció. A bevonás módjai sokfélék, a legegyszerűbb kézfelemelős szavazástól a színpadra való kihívásig terjed az igen széles skála. A jó előadó kívülről belülről tisztában van a mondandójával, bármilyen challenge-re készen áll. Saját anyagából nem tudják zavarba hozni, ezért mer akár kockáztatni is a résztvevők aktív bevonásával.

Jolly Joker konferencia téma: kríziskommunikáció

Vannak jól bevált, mindig sikeres és népszerű témafelvetéseim – az egyik slágertémám természetesen (?) a kríziskommunikáció, legalábbis ez az a szakterület, amely a legszorosabban kötődik hozzám. Népszerű, olvasmányos könyvet írtam belőle („Sem megerősíteni, sem cáfolni…” – lépjünk túl a közhelyeken hatékony kríziskommunikációval, HVG Könyvek, 2018), sokak által olvasott blogot írok az aktualitásokról, rendszeresen adok elő egyetemen, üzleti rendezvényeken belőle. Az elmúlt 8-10 évben számtalan szakterület rendezvényéhez tudtam kapcsolódni a kríziskommunikációs előadások üzeneteivel. Hiszen krízis ugyanúgy előfordulhat a rendezvényszervezésben, ahogy az informatikában, élelmiszeriparban, autóiparban, médiában – bárhol. A hírnév védelme mindenkit kell, hogy foglalkoztasson, aki az üzleti életben részt vállal. Így a kríziskezelés, krízismenedzsment területe a legtöbb rendezvény esetében igazi jolly joker a programszervező számára, még állatorvosi konferencián is tartottam több előadást belőle.

Új terület: karaktergyilkosság

Szorosan kapcsolódik a krízisekhez, de talán még személyesebb és még aktuálisabb terület a karaktergyilkosság, a személyes hírnév védelme, amellyel, tudtommal, rajtam kívül nem túl sokan foglalkoznak behatóan. Az utóbbi időszakban ez vált a „kedvenc” kutatási területemmé. Sok-sok régi és meghökkentő, valamint sok friss és izgalmas témával a lejáratás, a fekete PR világából, amely – a közhiedelemmel ellentétben – korántsem csak celebeket, vagy politikusokat érinthet, de mindnyájunkat, akár az üzleti életben is.

Mindenkit érintő rendezvény téma: Personal Branding, személyes márkaépítés

Az önmegvalósítás korát éljük, egyre többen célozzák meg a széles kört elérő személyes hírnév elérését. A fiatalabb korcsoportokban már szinte fel sem merül, hogy valaki ne youtuber, podcaster, tiktok sztár, vagy más celeb legyen. Kinőtt az igény az önálló boldogulásra, követők gyűjtésére, a lájkok és megosztások felülírnak minden más igényt. A személyes márkaépítés (personal branding) biztosan a dobogón van a legtöbbeket megmozgató kommunikációs témák közül. És persze egyáltalán nem csak a wannabe online gamereket és tini influenszereket foglalkoztatja. A personal brandingre abszolút mértékben szüksége van a sikerre törekvő üzletembereknek, menedzsereknek, kisvállalkozóknak, agrárvállalkozónak és divattervezőnek, startuppernek, kertésznek, és mindenki másnak, akinek vannak konkurensei, riválisai. És kinek nincsenek? A személyes márkaépítésnek nagyon jól körülrajzolható eszköztára van, a legalapvetőbb szükséges eszközöktől a legösszetettebb, erőforrásigényesebb eljárásokig terjed a fegyverarzenál. A téma első hazai megjelenése óta, több mint tíz éve tartok belőle sok-sok kézzelfogható tanácsot, szórakoztató, színes elemet felvonultató előadásokat, képzéseket, tréningeket.

Szomorúan aktuális rendezvény téma: COVID

A pandémia klasszikus kríziskommunikációs téma, mégis egészen más érzés volt élesben találkozni vele, mint szakkönyvekben olvasni a vonatkozó fejezeteket. A koronavírus járvány olyan mértékben forgatta fel valamennyiünk életét, hogy egy-két interjún, vállalkozók számára írt kommunikációs tanácson kívül nem is igazán nyilvánultam meg benne: eleinte nem tudtam, mit is mondhatnék. Ugyanakkor nagyon-nagyon figyeltem, próbáltam beazonosítani a visszatérő mintázatokat. Azonosítani a hosszú távú kommunikációs tanulságokat, megfigyelni, mi működik, mi nem működik egy ilyen globális katasztrófahelyzetben. Most már megérett az idő és megérett bennem a tudás is arra, hogy ezeket a tanulságokat széles körben megosszam. Hogy felhívjam a figyelmet a legérdekesebb összefüggésekre mindazzal kapcsolatban, amit a COVID járvány felszínre hozott, vagy éppen kikényszerített az emberiségből, természetesen alapvetően a kommunikációs aktivitásokra fókuszálva.

Előadás típusok

Keynote speaker, konferencia előadás

 A kulcselőadás, napindító, vagy blokk indító előadás szerepe, ahogy a neve is mondja, kiemelt jelentőségű, ez adja meg az alaphangot, ez lövi be a színvonalat és a tematikát az elkövetkező időszakra. Kiemelt jelentősége van, hogy az előadó pontos briefet kapjon, részletesen átbeszélje a megrendelővel, hogy mi az adott esemény célja, mik az elvárások. És persze itt számít a legjobban, hogy kik a blokk, a panel további előadói, hogy valóban összehangolt, jól tagolt eseményben részesülhessenek a hallgatók.

Panelbeszélgetés, pódiumbeszélgetés, kerekasztal

Műsorvezetővel, vagy a terület más szereplőivel közösen történő színpadi beszélgetés, amely jellegéből adódóan oldottabb, közvetlenebb, adott esetben szókimondóbb, keresetlenebb lehet. Jellemző rá, hogy az ilyen panelbeszélgetéseken jönnek elő bizalmas, máshol nem hallható hírek, információk. Minden közvetlensége ellenére a megbízható előadó a pódiumbeszélgetésre is legalább olyan mélységben felkészül a témájából. Én magam sosem csak fecsegésre készülök, ugyanúgy átgondolom a kulcsüzeneteket, amiket át akarok adni, mint amikor enyém az egész pulpitus.

Workshop rendezvény

Élményszinten és szakmai szempontból is óriási hozzáadott értéke lehet azoknak az eseményeknek, ahol sor kerül interakcióra. A „hallgatóság” szerepéből résztvevői szerepbe bevont közönség számára. A bevonáson alapuló események klasszikus formája a workshop, amely általában szűkebb (15-25 fős) résztvevői létszámmal futnak. Így lehet biztosítani, hogy több figyelem jusson mindenkire, és bármely résztvevő bátorítva érezze magát, hogy ötleteit, kérdéseit megfogalmazza. A workshop tartása természetesen nagy átgondoltságot, aprólékos felkészülést igényel a workshop vezetőjétől. Akár rövidebb (30 perc), akár hosszabb (akár félnapos) eseményről van szó, a mozgalmasság, pörgősség, változatosság ugyanúgy elvárás, mint a tartalmi hasznosság és tanulságosság.

Panelvezetés, moderálás, elnöklés

Egy ismert és felkészült előadó ahhoz is megfelelő választás, hogy egy esemény szakmai végigvezetését, irányítását ellássa. Ha szakterülete elismert képviselője vezeti a panelt, értékeli, összefoglalja röviden az elhangzó előadást, kéri fel a következő előadót, illetve moderálja a pódiumbeszélgetést, az mértékadóvá teszi a teljes rendezvényt is. További haszon, hogy ha szakértő tartja kezében a blokkot, nem fog sem időben szétfolyni, sem csapongóvá válni a beszélgetés.

Tréning

A tréning a workshoppal rokon műfaj, de jellegéből fakadóan sokkal célzottabb, gyakorlatorientáltabb lehet, és „tágasabb” is abban az értelemben, hogy adott esetben többnapos tréningek is feldolgozhatnak egy-egy olyan szakterületet, mint a kríziskommunikáció, krízis szimuláció, vagy például a személyes márkaépítés, personal branding területe.

 

Végül

Bízom benne, hogy sikerült átfogó képet adnom arról, milyen tényezőkre érdemes figyelni akkor, amikor egy rendezvényszervező a felkért konferencia előadó személyén gondolkozik, és előzetesen felvázolja, milyen típusú feladatra keres színpadképes előadót. Az elmúlt évtizedben számtalan konferencián, üzleti klubon, rendezvényen volt szerencsém előadni, kerekasztal beszélgetéseken részt venni. A magam részéről minden esetben törekedtem arra, hogy az élményt adó, szórakoztató előadás mindig a legfrissebb szaktudásra épüljön, amellett, hogy az adott rendezvény egyediségét, a résztvevők érdeklődési körét, tudása mélységét is figyelembe vettem.

A rendezvények világa valóban varázslatos, és egy-egy jól sikerült, emlékezetes előadás tényleg napokra bearanyozhatja mind a résztvevők, mind az előadók lelkét. Nem is beszélve arról, hogy az átadott tudás, a felkeltett inspiráció sokszor valami egészen új kezdetnek ad táptalajt, ezért éri meg csinálni. Felkészülni, gyakorolni, előadni. Talán most már újra élőben. Alig várom, hogy találkozzunk!